Электронные перевозочные документы стали частью обычной работы с грузоперевозками. С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных и экспедиторских документов электронный формат стал обязательным.
Для бизнеса это не только вопрос перевозчика. В документообороте могут участвовать грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор — в зависимости от того, как организована конкретная перевозка.
Разбираем, какие документы теперь оформляются электронно, кого это касается, что потребуется со стороны компании и почему переход на ЭПД лучше не откладывать.
Какие перевозочные документы теперь оформляются электронно
Изменения касаются не только транспортной накладной при автомобильных перевозках.
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат предусмотрен для ряда перевозочных и экспедиторских документов, в том числе:
- транспортной накладной при автомобильной перевозке;
- заказа и заявки на автомобильную перевозку;
- железнодорожной транспортной накладной;
- грузовой накладной при воздушной перевозке;
- экспедиторских документов, включая поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.
Электронные перевозочные документы передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД — через операторов информационных систем ЭПД.
При этом переход на электронный формат не означает, что абсолютно любой документ, связанный с перевозкой, теперь существует только в электронном виде. Например, путевой лист по-прежнему может оформляться как в электронной форме, так и на бумаге.
Переход на ЭПД касается не только транспортных компаний. Если бизнес отправляет, получает или организует перевозку груза, важно понимать свою роль в электронном документообороте.
Как устроена работа с ЭПД
ГИС ЭПД — государственная система, через которую передаются сведения об электронных перевозочных документах.
Участники перевозки взаимодействуют с ней через операторов информационных систем ЭПД. Конкретный порядок работы зависит от роли компании и схемы перевозки.
Например, одна компания может выступать грузоотправителем, другая — перевозчиком, третья — грузополучателем. В перевозке также может участвовать экспедитор.
По мере выполнения перевозки электронный документ дополняется необходимыми сведениями и подписывается соответствующими участниками.
Поэтому переход на ЭПД — это не просто замена бумажной накладной электронным файлом. Для бизнеса важно заранее определить, кто создаёт документ, кто его подписывает и на каком этапе это должно происходить.
Если компания только получает груз, её это тоже касается
Это один из моментов, который легко упустить.
Компания может не иметь собственного транспорта и передать организацию доставки поставщику, перевозчику или логистическому подрядчику. Но если она выступает грузополучателем, это не означает, что электронный документооборот её не касается.
Например, при работе с электронной транспортной накладной грузополучатель участвует в оформлении документа при приёмке груза.
Поэтому недостаточно выяснить только, работает ли перевозчик с ЭПД. Нужно понимать, какие действия потребуются непосредственно от вашей компании.
Что потребуется со стороны бизнеса
Конкретный набор действий зависит от схемы перевозки и роли компании в ней.
Но переход на ЭПД лучше не сводить к вопросу «у перевозчика всё настроено — значит, нас это не касается».
В частности, компании может потребоваться электронная подпись для сотрудников, участвующих в подписании документов. Также стоит заранее определить, кто внутри организации отвечает за работу с перевозочными документами и какие действия этот сотрудник должен выполнять при отправке или получении груза.
Если перевозка организуется через подрядчика, важно согласовать, кто формирует документы и какие действия остаются на стороне клиента.
То есть техническая готовность перевозчика ещё не означает автоматически, что вся цепочка готова к работе с ЭПД.
Что с международными перевозками
Для импортёров важно не смешивать международную перевозку и последующее перемещение груза по территории России.
На международном участке применяются документы, предусмотренные для соответствующего вида и условий международной перевозки. При дальнейшем перемещении груза внутри России могут возникать уже российские перевозочные документы, для которых действует новый порядок.
Поэтому при международной поставке лучше рассматривать не один документ на весь маршрут, а отдельные этапы движения груза и документы, которыми оформляется каждый из них.
Это особенно важно, если после прибытия товара в Россию меняется перевозчик, используется экспедитор, груз следует через терминал или СВХ, а затем доставляется получателю.
Можно ли продолжать работать на бумаге
Общее правило с 1 сентября — обязательный электронный формат для документов, на которые распространяются новые требования.
При этом законодательством предусмотрены отдельные случаи, когда допускается бумажное оформление. Они зависят от вида документа и условий конкретной перевозки. В частности, отдельные исключения предусмотрены при технической невозможности сформировать электронный документ, а также для некоторых специальных ситуаций.
Поэтому ориентироваться на принцип «если электронно неудобно, оформим на бумаге» нельзя. Сначала необходимо понимать, относится ли конкретная перевозка к предусмотренным исключениям.
Почему переход на ЭПД лучше не откладывать
Здесь есть важный нюанс.
Обязательный режим действует уже с 1 сентября 2026 года. При этом до 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: если вместо обязательного электронного документа оформлен бумажный, штрафные санкции за это нарушение в этот период не применяются.
Но это не означает, что обязательный переход перенесён на март. Минтранс отдельно подчёркивает: нештрафуемый период предусмотрен для адаптации рынка, а не как отсрочка самой обязанности работать с ЭПД.
Поэтому ближайшие месяцы разумно использовать для отработки процесса: определить ответственных сотрудников, подготовить электронные подписи, проверить взаимодействие с перевозчиками и экспедиторами и разобраться с возникающими ошибками до окончания нештрафуемого периода.
Что делать, если в электронном документе ошибка
Электронный формат не отменяет необходимости внимательно проверять исходные данные.
В документе должны корректно отражаться участники перевозки, сведения о грузе и другие данные, предусмотренные для конкретного документа.
Если условия перевозки меняются, изменения также должны корректно отражаться в электронном документообороте.
Перед отправкой груза имеет смысл проверить:
- кто указан грузоотправителем и грузополучателем;
- кто фактически выступает перевозчиком;
- корректны ли сведения о грузе;
- соответствуют ли данные фактической схеме перевозки;
- кто со стороны компании должен подписывать документы;
- готов ли этот сотрудник к работе с электронными документами.
Задача здесь не просто в том, чтобы «сделать ЭПД», а в том, чтобы сведения в электронных документах соответствовали реальной перевозке.
ГИС ЭПД и обычный ЭДО — не одно и то же
Если компания уже обменивается электронными счетами, актами и УПД с контрагентами, это ещё не означает, что вопрос с перевозочными документами автоматически решён.
Для передачи электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД используются операторы информационных систем ЭПД.
Поэтому компаниям, которые уже используют обычный электронный документооборот, всё равно стоит отдельно проверить, как у них организована работа именно с электронными перевозочными документами.
Что проверить в своей логистической цепочке
Переход на обязательный электронный формат уже состоялся. Поэтому сейчас вопрос не в том, как подготовиться к 1 сентября, а в том, как новый порядок работает в конкретной логистической цепочке.
Стоит проверить:
- какие перевозочные и экспедиторские документы возникают при ваших поставках;
- какие из них должны оформляться электронно;
- кто отвечает за формирование документов;
- кто подписывает их со стороны вашей компании;
- подготовлена ли электронная подпись для сотрудников, которым она необходима;
- понимают ли сотрудники, принимающие или отправляющие груз, свои действия;
- согласован ли порядок работы с перевозчиком или экспедитором;
- как оформляются документы на разных этапах международной и внутренней перевозки;
- есть ли понятный порядок действий при ошибке или техническом сбое.
Масштаб перехода уже заметен: по данным Минтранса, за первые десять дней сентября в ГИС ЭПД было оформлено более 11 млн документов.
То есть ЭПД — уже не эксперимент, а действующая часть перевозочного процесса. Нештрафуемый период даёт бизнесу дополнительное время именно для того, чтобы отладить работу в новых условиях.
ЭПД — только одна часть организации перевозки
Электронный формат меняет работу с документами, но не отменяет остальных задач логистики.
По-прежнему необходимо правильно определить маршрут, участников перевозки, условия доставки, порядок передачи груза и комплект документов на каждом этапе.
Для импортёра это особенно важно: международная перевозка, таможенное оформление и дальнейшая доставка по России связаны между собой, но на разных участках могут действовать разные требования к документам.
Поэтому ЭПД лучше рассматривать не как отдельную техническую обязанность, а как часть общей организации поставки.
При организации международных поставок важно заранее учитывать не только маршрут и условия доставки, но и порядок работы с перевозочными документами. SK GROUP сопровождает логистику, ВЭД и таможенное оформление, поэтому эти вопросы можно учитывать ещё на этапе подготовки поставки.
